24 Ene

Aprendiendo a hablar: Ba,ba,ba… Balanced ScoreCard (III y fin)

“No se puede gestionar lo que no se puede medir y no se puede medir lo que no se puede definir”

Esta sencilla frase representa lo que podríamos denominar la filosofía de la Ejecución. En los dos artículos anteriores hemos visto cómo podemos definir una estrategia a través de los mapas estratégicos, en este último artículo de la serie nos
centraremos en la gestión de la estrategia.

Partimos por tanto de esta ecuación, digamos, “filosófica”:

“Ejecución=Definición+Gestión”

(Aquí os dejo un video sobre lo que dice el Dr. Norton sobre los fallos en la ejecución)

Y  aterrizamos esta ecuación, en esta otra más “tangible”:

“Resultados = Mapas Estratégicos (ME) + Cuadro de Mando Balanceado (BSC) + Organización Basada en la Estrategia”

Ya sabemos cómo definir nuestro ME de IT, ahora tenemos que armar nuestro BSC. ¿Cómo lo hacemos?, bien aquí es donde empieza el arte.

Un BSC está compuesto de objetivos estratégicos, medidas de los mismos y unas metas de cumplimiento, así pues debemos comenzar por extraer objetivos concretos de nuestro ME, es decir, hay que traducir las estrategias definidas en el ME a
objetivos concretos.

Por ejemplo,  un objetivo estratégico de la compañía puede ser reducir el “time to market” de sus productos, desde IT asumimos esta estrategia diciendo que vamos a reducir el tiempo de aprovisionamiento de infraestructuras TI y definimos esta estrategia la perspectiva interna del ME de IT. Por tanto ahora que un objetivo estratégico de IT es dicha reducción lo que toca es marcarse una o varias metas (con sus correspondientes medidas) que sirvan para saber si estamos cumpliendo el objetivo. Digamos que queremos que los tiempos de puesta en servicio de un servidor desde que  lo solicita un área de negocio hasta que se suministra se reduzcan un 30% en media. Ya hemos llegado a algo tangible, tenemos nuestra medida (tiempo medio de aprovisionamiento) y nuestro hito (reducción de al menos un 30% de este tiempo).

Como podéis observar el arte esta en la inferencia de objetivos concretos para el departamento desde el ME. Lo bueno o malo que sea el BSC dependerá de lo “artistas” que seamos a la hora de hacer esto.  Y recordad la frase del inicio, si no podemos medir un objetivo es conveniente que lo reformulemos, lo dividamos o lo deshechemos, cualquier cosa vale antes de introducir como objetivo algo que no podremos gestionar, ya que nunca sabremos si se cumple o no.

Se supone que una vez definidas todas las medidas (tambien llamadas indicadores) y las metas podemos definir un bonito BSC con semáforos, alarmas y todas estas cosas que encantan a los gestores. Si somos capaces además de tener datos frescos todos los días para calcular estos indicadores prácticamente sabremos al instante como de bien o mal ván la consecución de nuestros objetivos. Esto esta muy bien, hay mucho software por ahí para implemtar el BSC y obtener todos esos relojes que te dan la impresión del cuadro de mando de un Airbus, pero no hace falta gastarse millonadas, en ello. Se puede implementar un BSC completamente funcional y muy decente con unas hojas Excel bien construidas. Hago esta precisión para que tengamos claro que los ME y el BSC son herramientas para TODAS las empresas, grandes medianas y pequeñas. No hay que pertenecer a un club exclusivo para aplicar estas técnicas. Cada uno puede hacerlo adaptado a su ámbito y tamaño, en todo caso puede ser de ayuda una consultoría especializada para la implantación y un seguimiento periódico para que el sistema no “muera” por
innanición.

Bueno pues ya hemos terminado ¿no?… pues no, evidentemente los objetivos y las metas no se van a alcanzar solos, como por arte de magia. Hemos dicho lo que queremos conseguir y lo hemos cuantificado, pero nos queda explicar cómo lo vamos a
hacer. Se trata de definir las “Acciones” necesarias para ello, por ir a lo más concréto: los Planes, Proyectos e Iniciativas que tenemos que arrancar para conseguir nuestras metas y por tanto cubrir nuestros objetivos… pero esto ya es otra historia, se llama: Gestión del Portfolio de Proyectos, Val-IT, Gobernanza Empresarial de IT. No tenemos que olvidar que para conseguir los resultados el secreto esta en la ejecución. Habrá nuevos artículos para contar estas nuevas hístorias.

Un saludo y suerte con los ME y el BSC.

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