16 Nov

Aprendiendo a hablar: Ba,ba,ba… Balanced ScoreCard (I)

Repite conmigo:

Me llamo xxx soy de IT y  los de negocio me dicen que hablo raro.

Perdonad el chiste fácil por el paralelismo con Alcohólicos Anónimos,  el alcoholismo es un grave problema para las personas y sociedad. Pero los problemas, con mayor o menor esfuerzo, tienen solución. Ahora vamos al grano: ¿Cuántas veces, trabajando en el área de IT, has tenido la sensación de que la gente del negocio no entiende lo que dices?. Venga, se valiente, reconoce que te ha pasado un montón de veces. Bueno es muy normal que ocurra esto: No hablamos el mismo idioma y así va a ser complicado que nos entendamos. Pero esto tiene que cambiar por el bien de ambas partes. El problema es, como siempre suele pasar en la vida, decidir dar el primer paso.

Yo me voy a mojar… veo más fácil y útil que la gente de IT aprendamos a hablar el lenguaje de negocio. No es que piense que la gente de negocio no pueda aprender a hablar el lenguaje de IT, es que, simplemente, es más fácil para un chino aprender inglés que para un americano aprender chino (y eso no significa que el americano sea tonto). Para empezar hay que desterrar este lenguaje de trincheras (“los de negocio vs. los de IT”) que tanto daño está haciendo y luego hay que dotarse de frameworks, artefactos y herramientas similares a las que se utilizan desde hace años en el mundo empresarial para que cuando hagas algo en el departamento de IT puedas explicar en que beneficia a todos en un lenguaje algo más entendible que el habitual. Esto pasa por hablar en términos que se puedan entender: ROI, caso de cambio, cadena de valor, mapa estratégico, análisis DAFO, BSC y objetivos estratégicos pueden estar bien para empezar.

En este primer árticulo de una serie voy a hablar del Balanced ScoreCard, (más conocido en castellano por “Cuadro de mando integral”, en una traducción al castellano bastante discutible) y como aplicarlo a la Gestión de las IT en una empresa.

Empecemos por un poco de historia: Robert S. Kaplan and David P. Norton publican “Using the Balanced Scorecard as a Strategic Management System,” en el número de Enero-Febrero de 1996 de la Harvard Business Review. En este árticulo estos dos expertos en Géstion y Procesos plantean que la necesidad de una visión más amplia que la meramente financiera para valorar la capacidad de creacion de valor de las compañias en la era post-industrial, podéis obtener una primera aproximación del método en el web del Balanced ScoreCard Institute.

Hasta ese momento las organizaciones llevaban 500 años utilizando un mismo sistema de contabilidad para gestionar sus activos tangibles y medir como se producía valor a partir de las materias primas. El inventor de este sistema de contabilidad, llamado de partida doble, fue el monje franciscano Fra Luca Pacioli, para más señas amigo de Leonardo Da Vinci en la Venecia de finales del siglo XV. Es curioso que álguien tan pragmático como para inventar un sistema de contabilidad, que ha perdurado hasta hoy, es sin duda más conocido por escribir el tratado “De Divina Proportione” sobre el número aúreo, que queda a caballo entre la mística y la matemática, pero eso es otra historia.

Jacopo de' Barbari - Portrait of Fra Luca Paci...

Fra Luca Pacioli

¿Que ocurre a finales de los ochenta para que estos dos expertos se planteen tal cambio revolucionario?  La culpa la tienen los activos intangibles (= recursos de un empresa que no son de naturaleza material como: Derechos de autor, procesos, patentes, datos, conocimentos, … ) que en nuestros días has superado en importancia a los activos tangibles, para hacernos una idea algunos datos:

Entre 1982 y 1992 la contribución de los activos intangibles al valor de las empresas crece del 32% al 68% y en 1998 llega al 85%. Apple supera a Exxon Mobile como empresa de mayor valor de mercado. Otras dos compañias como Microsoft y Google están entre las 10 primeras.

El sistema de nuestro franciscano sigue siendo válido, pero en el siglo XXI una empresa es mucho más que la diferencia entre el debe y el haber, Kaplan y Norton nos proponen un método para gestionar integralmente un negocio pero llendo más allá del mero balance. Para ello nos proponen partir de un analisis estratégico de nuestro negocio, definir nuestra vision, mision y objetivos y añadir a la perspectiva financiera otras tres, a saber: cliente, procesos internos y aprendizaje y crecimiento. Con todo ello deberiamos obtener una vision holistica del negocio y, si somos capaces de medir la ejecución de la organizacion en cada una de esas perspectivas, mejorar sustancialmente la creacion de valor.

Bien, ahora hablemos de IT. Llevamos años oyendo machaconamente que desde el negocion nos piden: “alinear IT con el negocio”, “alinear los objetivos de IT con los objetivos estratégicos”, “demostrar el valor de la IT para la organización”, “gestionar IT como un negocio”, … . Demasiadas coincidencias con el glosario de términos del Balanced ScoreCard… no creo en las casualidades.

Si queremos que nos entiendan tenemos que empezar a “chapurrear” el idioma de negocio, pero todavía no lo estamos haciendo, comparativamente a un estudiante de inglés no hemos pasado, salvo honrosas excepciones, ni de los verbos irregulares. Lo cierto es que disponemos de gran cantidad de munición para hacer bien las cosas: ISO20000, ITIL, Cobit, Val-IT e ISO27000 nos van a ayudar a orientar nuestro vocabulario hacia el del negocio, controlar que hacemos la cosas bien a nivel de procesos internos, en parte nos ayudaran a orientar la perspectiva financiera y  la de clientes (para la de aprendizaje y crecimiento tendremos que ser más imaginativos o consultar a RR.HH.).

Cover of "The Balanced Scorecard: Transla...

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Pero todas esas normas (y otras más) están muy bien para asegurarse de que no reinventamos la rueda innecesariamente, sin embargo siguen sin darnos visibilidad frente al negocio, el “gap” persiste y persistirá ni no las enlazamos con los sistemas de Gestión del Negocio. Aquí es donde entra el Balanced ScoreCard, sin duda una de los métodos de gestión empresarial más exitoso de las últimas décadas. ¿Es posible diseñar un BSC de IT? ¿Es posible alinearlo con el BSC del Negocio? La contestación es si, pero requerirá esfuerzo, implicación y deseos de cambio. En los próximos artículos iré desgranando los pasos necesarios para hacerlo y los importantes beneficios que se pueden obtener tras su implantación. Y si, esto tambien vale para pequeñas y medianas empresas.

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